Michał, właściciel małej firmy budowlanej, zawsze marzył o rozwinięciu swojego biznesu. Kiedy w końcu zdecydował się na zakup samochodu firmowego, czuł, że to krok w stronę większej niezależności i mobilności. Ale radość z zakupu szybko przerodziła się w stres, gdy zaczęły się pytania o to, jak prawidłowo rozliczyć koszty eksploatacji i podatki. Czy to VAT, PIT, leasing – wszystko wydawało się skomplikowane.
Krok 1: Wybór formy finansowania – jak Michał zdecydował się na leasing
Michał miał kilka opcji do wyboru: mógł kupić samochód za gotówkę, wziąć leasing operacyjny, leasing finansowy lub wynająć samochód na długi termin. Zdecydował się na leasing operacyjny, który pozwalał na zaliczenie rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodu. Jednak wiedział, że na tym etapie jego przygoda z samochodem firmowym się nie kończy. Przyszła kolej na rozliczenie kosztów eksploatacji oraz podatków.
Krok 2: Rozliczanie VAT – pełne odliczenie czy tylko 50%?
Michał, podobnie jak wielu przedsiębiorców, używał samochodu zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Wiedział, że w takim przypadku może odliczyć tylko 50% VAT-u zarówno od kosztów zakupu, jak i eksploatacji. Gdyby jednak używał samochodu wyłącznie do celów służbowych i prowadziłby kilometrówkę, mógłby odliczać 100% VAT, ale to wymagałoby skrupulatnej ewidencji.
Krok 3: Kilometrówka – jak Michał poradził sobie z ewidencją przebiegu pojazdu
Michał rozpoczął prowadzenie kilometrówki, notując każdą podróż, co okazało się kluczowe, jeśli chciał uzyskać pełne odliczenie VAT. Z początku wydawało mu się to uciążliwe, ale szybko zdał sobie sprawę, że dzięki tej rutynie lepiej zarządza finansami i optymalizuje koszty.
Krok 4: Leasing i limity podatkowe – jak Michał rozliczał koszty
Po pewnym czasie Michał zorientował się, że zasady rozliczania leasingu i kosztów eksploatacyjnych nie są takie proste, zwłaszcza gdy wartość samochodu przekracza 150 000 zł. Jego auto było warte 180 000 zł, więc musiał zastosować odpowiednią proporcję, aby prawidłowo rozliczać koszty.Michał rozliczał 75% kosztów leasingowych oraz kosztów eksploatacji, zgodnie z przepisami dotyczącymi samochodów używanych zarówno służbowo, jak i prywatnie. Jednakże, ponieważ wartość pojazdu przekraczała 150 000 zł, musiał dodatkowo obliczyć proporcję:
180000 / 150000 = 0,8333
Następnie stosował tę proporcję do wyliczenia 75% kosztów, co pozwalało mu na prawidłowe rozliczenie rat leasingowych i innych wydatków związanych z samochodem.
Krok 5: Użytek prywatny właściciela – 20% kosztów PIT
Michał nie tylko używał samochodu firmowego, ale także posiadał prywatne auto, które czasami wykorzystywał w celach biznesowych. W takim przypadku mógł rozliczyć jedynie 20% kosztów eksploatacyjnych samochodu prywatnego jako koszt uzyskania przychodu w PIT. To było mniej korzystne niż 75% rozliczane dla auta firmowego, ale Michał docenił, że przepisy dają taką możliwość, nawet jeśli samochód nie jest oficjalnie firmowy.
Krok 6: Samochód firmowy i prywatny użytek pracowników – jak rozliczać?
Kiedy pracownicy Michała zaczęli korzystać z firmowego samochodu, musiał on odpowiednio rozliczyć prywatne użycie auta. Prawo wymaga, aby wartość takiego użytku była doliczana do przychodu pracownika, co wiązało się z obowiązkiem zapłaty podatku oraz składek ZUS. Michał zdecydował się na rozliczenie w formie ryczałtu: 250 zł miesięcznie dla pojazdów o pojemności do 1600 cm³ i 400 zł dla tych powyżej. Dzięki temu miał jasność co do kosztów i uniknął problemów z dokumentacją.
Krok 7: Car sharing – nowoczesna mobilność w firmie
W miarę jak firma Michała się rozwijała, car sharing okazał się dla niego korzystnym rozwiązaniem. Wynajem pojazdów na krótki termin, kiedy tylko potrzebował dodatkowego samochodu, pozwalał na elastyczne zarządzanie flotą. Michał wiedział, że koszty wynajmu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale musiał zachować odpowiednią dokumentację oraz pamiętać o odliczeniu VAT zgodnie z zasadami.
Jak Michał uporządkował rozliczenia samochodu w swojej firmie dzięki wsparciu naszego biura
Historia Michała pokazuje, że posiadanie samochodu firmowego wymaga odpowiedniej wiedzy i dokumentacji. Michał, korzystając z usług naszego biura rachunkowego, nauczył się, jak prawidłowo prowadzić kilometrówkę, rozliczać leasing w kontekście limitów PIT i VAT oraz jak doliczać prywatny użytek samochodu do przychodu pracowników. Dzięki wsparciu naszego zespołu udało mu się zoptymalizować koszty i mieć pewność, że wszystkie formalności są zgodne z przepisami.
